Développement Joomla : Une application métier dédiée pour la CARPA

La technologie a transformé presque tous les aspects de notre vie quotidienne, y compris le domaine du droit. Aujourd'hui, nous allons vous présenter un projet passionnant que nous avons récemment mis en œuvre pour la CARPA (Caisse Autonome des Règlements Pécuniaires des Avocats) de la Nouvelle-Aquitaine.

L'objectif principal de ce projet était de concevoir une application capable d'aider les avocats à gérer leurs audiences et à déposer des instructions électroniques, améliorant ainsi leur efficacité et leur productivité.

Application de gestion des audiences et mises en état

D'après le dictionnaire juridique, l'"audience" est le moment de la procédure au cours duquel le juge, lorsque la procédure est " à juge unique " ou le tribunal, lorsque la cause est entendue par une formation collégiale, entend les parties et/ou leurs conseils (avocats, représentant légal ou mandataires ad hoc) en leurs observations orales.

Cette application a été développée pour la CARPA (Caisse Autonome des Règlements Pécuniaires des Avocats) à destination de tous les avocats de la région Nouvelle Aquitaine.

L’objectif de cette application est :

• De fournir aux avocats un planning des audiences
• De permettre aux avocats, pour certaines de ces audiences, de déposer des instructions sans avoir à se déplacer (mises en état électronique).

Le planning des audiences

Historiquement, cette tâche était effectuée par le secrétariat de la CARPA qui concevait manuellement ce tableau. Cela générait une série de problèmes :

• La tâche était extrêmement chronophage
• La présentation du tableau était très compliquée pour des non spécialistes du HTML
• Le tableau ne s’affichait pas correctement sur les mobiles
• Impossible de conserver des archives exploitables

Fort de ce constat, nous avons proposé à la CARPA de concevoir une application métier simple pour effectuer cette tâche et l'ensemble du processus.

Les audiences

Conception d’une vue liste, dotée d’une multitude de filtres permettant de trouver facilement son information. Des actions par lot permettant de dupliquer ou déplacer simplement les audiences.

Grâce à l'application Joomla, il est possible de gérer les audiences de la Carpa SudOuest, d'exporter les audiences, de créer les mises en états ou bien de voir les MEEs (Mises en États).
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L'ajout d’une audience

Grâce aux référentiels nous avons conçu un formulaire simple d’utilisation et entièrement paramétrable permettant de créer efficacement les audiences. Un système d’upload en glisser/déposer permet d’attacher les rôles ou tout autre document aux audiences.

Pour créer une audience il ne suffit pas de mettre une date, cela demande beaucoup de manipulations diverses comme choisir le barreau, le type de juridiction, le type d'audience, etc.. Aujourd'hui la Carpa n'a plus besoin de renseigner ses données manuellement, elles sont proposées par l'application métier et les listes des choix dépendent des choix faits en amont.
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La désignation de l’avocat carpiste

Comme vous avez pu le voir sur la copie d'écran précédente, il est possible de choisir un avocat directement depuis la page de saisie de l'audience. Afin de répartir équitablement les audiences entre les carpistes nous avons mis en place un outil qui analyse l’historique des désignations et propose les avocats ayant postulés pour le type d’audience choisi. Cette liste est classée par nombre de désignation croissant afin de proposer en priorité l’avocat le mois désigné au cours des 12 derniers mois.

Pour choisir l'avocat qui sera présent à cette audience, la CARPA dispose du nombre de présences déjà effectuées par chaque avocat sur l'année courante. Les avocats sont affichés par ordre croissant de présences.

L'application montre le nombre de désignations de l'avocat en précisant le lieu et la date de ses présences

Les calendriers

La partie publique présente le programme de façon hebdomadaire. La vue des calendriers permet de déterminer quelles sont les semaines visibles sur le site.

La vue calendrier de l'application développée pour la Carpa SudOuest permet de voir instantanément le nombre d'audiences par semaine et par barreau

Le rendu sur le site

Les mises en état électronique

D'après le dictionnaire juridique, la"mise en état" est la phase de la procédure écrite au cours de laquelle se déroule l'instruction de la cause sous le contrôle et la direction d'un Magistrat du siège appelé, devant le Tribunal judiciaire, le "juge de la mise en état" et, devant la Cour d'appel, le "Conseiller de la miwe en état". Le greffe avise les avocats constitués de la désignation du juge de la mise en état. Le juge de la mise en état comme le Conseiller de la mise en état sont saisis par des conclusions qui leur sont spécialement adressées et qui sont distinctes des conclusions au sens de l'article 753 du code de procédure civile.
La procédure est orale, pendant cette phase de la procédure, chacune des parties, est représentée obligatoirement par un avocat.

Comme nous l’avons évoqué dans l'introduction, la CARPA Sud-Ouest a mis en place un service gratuit à destination des avocats qui leur permet de déposer des instructions sans avoir besoin de se déplacer à l’audience. Pour chaque audience de ce type un avocat dit “carpiste” est désigné parmi une liste de volontaires. Il est chargé de récupérer les instructions saisies par ses confrères de les déposer à l’audience et de récupérer les résultats. Il est rémunéré par la CARPA pour son travail.

a - Transformation des audiences du calendrier en mise en état.

On transforme l’audience en autant de mise en état qu’il y a de rôle pour l’audience. On choisit la date d’ouverture du dépôt des instructions. L’audience est désormais visible par les avocats et ils peuvent commencer à déposer des instructions.

L'application fourni en frontend une vision globale et synthétique des Mises en États Électroniques. Chaque avocat peut consulter le rôle ou déposer une instruction qui sera transmise à l'avocat Carpiste.
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Dépôt des instructions.

Le dépôt se fait au moyen d’un simple formulaire. Pour plus d’ergonomie, certains champs sont pré remplis et surtout le rôle est en vis à vis.

Grâce à l'application sur mesure, l'avocat carpiste peut remplir les champs spécifique qui vont venir s'ajouter au PDF final. La vue en côte à côte lui facilite grandement la tâche car tout est plus simple à suivre.
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La collecte des instructions

A la clôture du dépôt des instructions, l’avocat carpiste est notifié. Il se rend alors sur son profil pour générer le document PDF récapitulatif de toutes les instructions qu’il va devoir déposer au nom.

La publication des résultats

A la fin de l'audience, il envoie à la CARPA le résultat des instructions déposées et la CARPA le publie sur la mise en état. Ainsi les avocats ayant déposé des instructions peuvent télécharger le document pour prendre connaissance du résultat.

L’espace avocat

Afin de centraliser les informations des avocats, nous avons créé pour eux un espace avocat comportant les éléments suivants :

• Leur profil
• Leur activité carpiste
• Leurs instructions

Statistiques

Depuis le mois de janvier, nous avons mis en ligne un module statistique permettant de consolider les données et d’avoir une visibilité par barreau, par mois, par avocat et par type d’audience.

Ce tableau est exportable au format Excel pour permettre des traitements ultérieurs. L’objectif à terme est de calculer automatiquement la rémunération des avocats carpistes.

Article mis à jour le 14 juin 2023