Comment transformer un événement physique en évènement virtuel ?

Comment transformer un événement physique en évènement virtuel ?

Avec la pandémie du coronavirus la majorité des événements physiques ont été annulés en 2020 et beaucoup d’entreprises se sont retrouvées dans l’incapacité d’organiser leurs rencontres annuelles.

C’est dans ce contexte que nous avons été approché en juin dernier par notre partenaire Allmycms pour répondre à la demande de leur client Profession Bien Être : "pourriez-vous nous créer pour fin septembre une plateforme digitale pour remplacer le salon annuel d’un de nos partenaire ?" Le partenaire en question est un spécialiste de l’événementiel qui organise depuis plusieurs années un salon sur la beauté en provence, salon ayant réuni plus de 10 000 personnes l'année dernière.

Avec l’annulation du salon, c’est tout leur modèle économique qui allait s’effondrer. Le challenge était donc important pour nous puisque non seulement nous n’avions que trois mois pour leur permettre de sauver leur année mais il nous fallait également repenser complètement le concept. Voir l’inventer !

Les solutions existantes

Le premier défi sur ce type de projet est le délai. Même si en tant que bureau d’étude nous sommes aguerris par des projets de développements complexes, trois mois pour proposer une solution innovante et complète en partant d’un Cahier des Charges de quelques pages seulement est déjà un challenge en soi.

Mais au-delà du défi technique lié au délai imparti, la plus grande inconnue était le projet en lui-même puisqu’il fallait changer de paradigme et repenser complètement les usages. Nous avons donc commencé à regarder les solutions existantes pour voir s’il était possible soit de se greffer dessus soit d’en tirer des idées de développement.

Comme tout le monde nous avons suivi des webinars pendant le confinement et force était de constater que la plupart d’entre eux étaient non seulement d’un ennui sidéral mais surtout de très mauvaise qualité. Habitués à faire de la veille technologique nous avons listé tous les événements de type digital, français et internationaux, et nous nous sommes inscrits aux quelques événements numériques proposés pendant la période d’avant l’été. Et là aussi le constat était que même sur des acteurs majeurs du numérique le résultat n’était pas à la hauteur. Pour faire simple, la plupart superposaient des pages statiques sur une arborescence de type site internet et les fonctionnalités étaient tout ce qu’il y a de plus classique : téléchargement de document, inscriptions aux conférences, visionnage de celles-ci. L’absence de stand ou d’interactions avec les visiteurs faisait que nous avions plus envie de partir qu’autre chose...

Inventer l'inexistant sans réinventer la roue

Le grand défi était donc d’arriver à créer une dynamique donnant envie au visiteur de rester sur le salon tout comme il l’aurait fait sur un salon physique traditionnel. Pour bien comprendre la différence, prenons un exemple simple : vous avez déjà très certainement participé à un salon important comme la rencontre annuelle que vous ne voulez pas rater. Vous avez anticipé longtemps à l’avance votre déplacement, la réservation à l’hôtel, une journée chômée, etc. Donc une fois sur place vous allez « rentabiliser » votre présence en étant présent dès l’ouverture des portes et en restant jusqu’à la fermeture. En essayant également de voir le maximum de conférences, de visiter un nombre important de stands, de collecter des documentations, des goodies pour faire plaisir aux enfants en rentrant, d’avoir des rendez-vous pour continuer le sujet à votre retour, etc.  

Sur un modèle numérique c’est beaucoup plus compliqué puisque personne ne restera 8 heures devant son écran et que l’envie de zapper sera forte. Quand on sait que la durée de vie d’une page internet est de quelques secondes seulement, vous imaginez à quelle vitesse un contenu peut être jugé et éliminé. Le diable étant dans les détails et il faut rendre dynamiques les fonctionnalités statiques pour permettre au système d’être suffisamment attrayant pour garder les visiteurs ou les faire revenir s’ils sont partis ou déconnectés. Il sera également capital de soigner les mises en page pour ne pas avoir un temps de visite de page de quelques secondes seulement.

 Comment transformer un événement physique en évènement virtuel : Image montrant les maquette prévisionnelles du projetles maquettes prévisionnelles du projet

Créer les fondamentaux d’un salon virtuel

Heureusement pour nous, le porteur de projet ayant une forte expérience de l’organisation de salons physiques, en nous mettant à la fois du côté du visiteur, de l’organisateur et de l’exposant nous avons pu lister les fondamentaux d’un salon classique et les transposer à un salon virtuel.  

  • Pour l’organisateur il faut qu’il puisse gérer les inscriptions des visiteurs, des exposants, des partenaires, proposer un programme de conférences, d’ateliers, de concours, collecter et exploiter des datas.
  • Pour le visiteur il faut qu’il puisse s’inscrire au salon, aux différents événements (atelier, conférence, etc.), interagir avec les exposants où les autres visiteurs, échanger des cartes de visites, discuter, partager, récupérer des plaquettes, des goodies.
  • Pour l’exposant il faut qu’il puisse animer son stand comme il le ferait sur un salon physique, avoir des commerciaux pour répondre aux questions des visiteurs, proposer des ateliers interactif (très important dans ce milieu de la beauté et du bien-être), proposer ses vidéos, ses produits, ses plaquettes, avoir des commerciaux qui répondent en direct et individuellement, proposent des rendez-vous…

Image montrant le MCD sur l'article comment transformer un evenement physique en evenement virtuel Pour résoudre toutes les problématiques il nous a fallu créer le MCD complet

Notre solution : interaction, interaction, interaction !

Vous l’avez compris en lisant les lignes précédentes, le succès de la solution dépendra de sa capacité à associer le visiteur à l’animation du salon. Pour cela nous avons mis en place un profilage des visiteurs dès leur inscription, bien entendu en accord avec le RGPD. Ce profilage nous permettra de les aiguiller en permanent vers les contenus ou les animations qui leur correspondent. Typiquement sur ce salon, si vous êtes dans la coiffure quel est l’intérêt de vous proposer un atelier sur le nail art ? En revanche si on vous affiche des notifications vous permettant d’aller et venir en suivant un parcours personnalisé cela devient beaucoup plus pertinent. Et si vous manquez d’idées, le système vous propose une sélection d’animations ou de vidéos à voir en ce moment.

Pour donner plus de dynamisme nous avons également décomposé les rôles de chacun sur le salon. Bien sûr il y a le visiteur et l’organisateur et pour eux cela est simple. L’animation des stands est plus complexe car il fallait trouver un système rendant l’écran interactif et dynamique. Nous avons donc décomposé les rôles de l’exposant en trois rôles distincts :

  • L’administrateur : c’est lui qui va distribuer les rôles du stand et remplir toute la partie identité de la société : adresse, réseaux sociaux, canaux de contact.
  • Les commerciaux : dans un salon physique vous avez la possibilité de discuter avec des commerciaux, de leur poser des questions ou encore de prendre des rendez-vous. Nous avons reproduit la même chose avec l’affichage d’avatar pour les commerciaux. Un clic sur l’avatar et vous entrez dans un chat privé avec celui-ci. Envie de passer en vidéo ? Pas de soucis, chaque commercial peut donner son lien direct vers Skype, zoom, ou whatsapp et en deux secondes le visiteur est en visio-conférence avec le commercial.
  • Le Community Manager : il anime le stand en changeant les flux vidéo proposés sur la page du stand, en répondant au chat public du stand ou bien encore en envoyant des notifications à toutes les personnes présentes sur le stand.

 Image montrant les notifications du Community manager sur le salon virtuelles notifications du Community manager sont catégorisées et affichées en bas de page sur le stand

Soigner l’affichage et donner envie de participer

Donner envie est un leitmotiv de chaque instant et cette idée ne nous a pas quitté tout au long de nos développements. C’est pour cette raison que nous ne nous sommes pas contentés de faire un page programme n’affichant que la liste des conférences ou la liste des ateliers. La page affiche également un compteur indiquant dans combien de temps se fera le direct, un bouton d’inscription pour être prévenu lors du lancement de ce direct et bien entendu un lien permettant d’afficher la page de la conférence. Une fois sur cette page vous pouvez soit voir le direct soit voir la rediffusion de cette conférence.

La même logique a été appliquée sur la page des stands puisque nous affichons les stands et pour chacun d’eux, le compte à rebours vers le prochain atelier en direct, le nombre de commerciaux disponibles ou bien le nombre d’ateliers programmés.

Image montrant le compte à rebours et les commerciaux sur l'article comment transformer un evenement physique en evenement virtuel Un simple clic sur l'avatar du commercial et une fenêtre de chat privé s'ouvre au visiteur.

Le premier test en grandeur réelle

Un projet comme celui-ci est une nuée de questions à résoudre et d'embûches à éviter. D'un point de vue organisateur une des grandes difficultés est d’expliquer le concept dans leur communication. Étant donné qu'il n’y a pas de références connues pour le grand public ou pour les professionnels, il est donc difficile de faire passer le message. Heureusement pour l’organisation, le média professionbienetre est partenaire de l’événement et les 90 000 professionnels abonnés à leurs newsletters devraient répondre présent lors de cette première édition B2B.

Pour nous la grande inconnue sera les ressources engagées. Agilonaute, l'hébergeur bordelais partenaire sur ce projet, a fait un gros travail d'architecture et de dimensionnement des serveurs comme l'indique le schéma ci-dessous.

Image montrant l'architecture serveur sur l'article comment transformer un evenement physique en evenement virtuell'architecture serveur a été prévue pour supporter 3000 visiteurs en simultanné.

Même si nous pensons avoir bordé correctement l'ensemble du projet et avons été particulièrement attentif à la consommation des ressources dans notre code, le vrai test sera le 27 septembre 2020 quand tout le monde sera connecté. Nous serons très attentifs à ce que nous indiquerons nos moniteurs et saurons en tirer tous les enseignements pour de futures éditions.

Si vous souhaitez organiser un salon numérique de ce type, n’hésitez pas à nous contacter, nous nous ferons un plaisir de vous faire une démonstration !

Professionnels de la beauté, inscrivez-vous !

Si vous souhaitez vivreune expérience innovante et entièrement dédié à votre profession, il n'y a aucune hésitation à avoir : inscrivez vous tout de suite à ce salon virtuel B2B !

image renvoyant vers le formulaire d'inscription au salon virtuel E-beauty


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