La Gestion de Projet Externalisée : Pour une Performance Optimisée

Externaliser sa gestion de projet permet d'accroître ses ressources humaines avec des experts dédiés, favorisant une plus grande efficacité et une concentration sur ce qui compte le plus : le cœur de métier. Cette stratégie assure le respect des délais tout en garantissant une qualité optimale, le tout en réduisant les coûts associés. Pour les entreprises cherchant à se démarquer, faire appel à la gestion externalisée n'est pas qu'une option, c'est le choix idéal.

La gestion de projet externalisée désigne la pratique consistant à engager une entreprise ou un individu externe pour gérer un projet spécifique ou un ensemble de projets pour une entreprise ou une organisation. Externaliser sa gestion de projet présente de nombreux avantages pour une entreprise, en voici les principaux.

Augmentation des ressources humaines

Vous le savez si vous lisez nos articles ou bien si vous avez des besoins en développement, le monde du développement logiciel est en constante évolution. Et nous ne parlons pas ici uniquement d'Intelligence Artificielle mais bien des nouvelles technologies, Frameworks et autres méthodologies qui émergent chaque année. Imaginez le scénario suivant : votre entreprise a identifié le besoin urgent de développer une application logicielle innovante pour votre site web afin de rester compétitive sur le marché. Toutefois, bien que vous ayez une équipe IT compétente, vous ne possédez pas l'expertise précise requise pour ce projet ambitieux. Le défi est de taille : comment rassembler rapidement une équipe possédant les compétences pointues requises pour ce projet spécifique ? 

Si je pose cette question c'est parce que je connais bien le sujet. Lorsque j'ai créé l'agence Agerix je me suis vite trouvé dans cette situation et ce n'est que grâce à mon réseau Joomla que j'ai pu répondre à des demandes complexes de portails communautaires, d'intranet ou extranet complexes. Et créer son réseau prends du temps car il faut faire la sélection des profils, tester les personnes sur différents projets, etc. C'est comme cela que nous avons appris à gérer les projets pour les autres puisqu'il arrivait que pour des raisons de flux, de temps ou des questions de disponibilités, nous ne faisions sur certains projets que la gestion de projet pour nos clients.

Le réseau peut être une solution. Le recrutement en est une autre. Et pour tous ceux qui ont eu à la faire vous savez tout ce que cela représente : l'investissement financier car recruter coûte cher à l'entreprise, l'incertitude d'avoir trouvé le bon profil, le temps pour chercher, trier, recruter... 

C'est ici que la gestion de projet externalisée prend tout son sens. Au lieu de passer par un long processus de recrutement ou de formation pour combler ce manque de compétences, externaliser la gestion de ce projet vous donne un accès instantané à des experts spécialisés dans ce domaine. Ces professionnels ont non seulement l'expérience technique nécessaire, mais ils apportent également une perspective extérieure, enrichie par des expériences variées avec d'autres entreprises et projets. 

Ainsi, plutôt que de passer des mois à chercher le développeur parfaitement qualifié en Joomla ou le designer d'interface utilisateur spécialisé dans les applications mobiles réactives, l'entreprise peut s'appuyer sur un pool de talents déjà formés et prêts à être mobilisés. Avec l'externalisation, une entreprise peut rapidement adapter son équipe projet selon les besoins. Si une phase du projet nécessite davantage de développeurs spécialisés en bases de données, ils peuvent être intégrés à l'équipe. Si une autre phase nécessite des compétences en matière de cybersécurité, des experts peuvent être sollicités. Cette capacité d'ajuster l'équipe en temps réel est un avantage majeur pour garantir l'efficience du développement. 

Autre avantage non négligeable concernant les ressources humaines : externaliser la gestion de projet permet d'obtenir une équipe dédiée pour la durée précise du projet. Une fois le projet terminé, l'entreprise n'a pas à se soucier des coûts ou des engagements à long terme liés à la maintenance d'une grande équipe.

En mettant l'accent sur l'augmentation des ressources humaines, l'externalisation de la gestion de projet offre une solution pragmatique pour les entreprises qui cherchent à lancer des projets techniques sans être limitées par les ressources disponibles en interne. Elle offre une flexibilité inégalée, permettant aux entreprises de répondre rapidement aux exigences changeantes d'un projet, tout en garantissant l'accès à une expertise de haut niveau.

Accroître son efficacité

L'objet de cet article est de vous démontrer que la gestion de projet externalisée peut optimiser vos performances. Nous sommes tous dans un environnement commercial ultra compétitif et la rapidité et l'efficacité sont souvent les clés de la réussite. L'externalisation de la gestion de projet s'est révélée être un levier puissant pour les entreprises cherchant à améliorer leurs performances dans ces domaines.

L'un des plus grands avantages de l'externalisation est en effet l'accès à une expertise interdisciplinaire. Les chefs de projet externalisés, contrairement à une vision isolée, sont souvent immergés dans des écosystèmes d'experts, qu'ils soient internes ou prvenant du réseau comme nous avons pu le voir dans le chapitre précédent. Que ce soit en planification stratégique, en budgétisation financière ou en gestion des risques, chaque défi du projet est adressé par la personne la plus apte à le faire. Cette fusion des compétences garantit une approche complète, où chaque aspect du projet est géré avec une précision et une expertise adéquate.

Concentration sur le cœur de métier

Parallèlement à cela, externaliser la gestion de projet permet aux équipes internes de l'entreprise de se recentrer sur leurs compétences essentielles. Lorsque la responsabilité de naviguer dans les méandres complexes de la gestion de projet est confiée à des experts externes, le personnel interne peut consacrer toute son énergie à ce qu'il fait le mieux, qu'il s'agisse de développement de produits, de marketing ou de relations avec les clients.

Prenons l'exemple d'une agence web spécialisée dans la conception graphique et l'expérience utilisateur. Sa force réside dans la création de designs interactifs et visuellement impressionnants pour ses clients. Cependant, lorsqu'il s'agit de développer un système backend complexe pour un site e-commerce ou d'intégrer des API tierces, l'entreprise pourrait se retrouver en terrain inconnu. En choisissant d'externaliser la gestion de ces projets techniques spécifiques, l'agence peut rester concentrée sur son expertise principale : le design et l'UX, tout en garantissant à ses clients une solution technique solide et fonctionnelle.

Un autre exemple serait une start-up qui a développé une idée novatrice pour une plateforme de contenu en ligne. Bien que son équipe soit composée de créateurs de contenu talentueux et de marketeurs stratégiques, la mise en œuvre technique du site pourrait être un défi. Plutôt que de consacrer des ressources à la montée en puissance rapide d'une équipe de développement interne, la start-up peut choisir d'externaliser la gestion du développement du site. Cela leur permet de continuer à se concentrer sur la production de contenus de qualité et les stratégies de monétisation, tout en s'assurant que la plateforme est développée avec expertise et rigueur.

Des délais respectés, une qualité assurée

La réussite d'un projet dans le monde du numérique dépend profondément de sa gestion, tout chef d'entreprise ou gestionnaire de projet vous le dira. Et si la plupart des entreprises reconnaissent l'importance du respect des délais et la garantie d'un produit ou d'un service de qualité, elles sous-estiment parfois les coûts cachés des retards et des dépassements de budget. Ces imprévus peuvent rapidement éroder les marges bénéficiaires et impacter la réputation d'une organisation. Une gestion de projet externalisée, bien au fait de ces enjeux, offre une expertise essentielle pour naviguer à travers ces défis.

Avec une gestion de projet experte et rigoureuse, les chances que le projet soit réalisé dans les délais et selon les normes de qualité attendues sont grandement accrues. Cela évite les retards coûteux, les dépassements de budget, et les révisions inattendues, tout en garantissant une livraison qui répond aux attentes. Par ailleurs, dans un monde où les technologies et les tendances évoluent rapidement, le fait de disposer d'une équipe externe spécialisée assure que le projet demeure à la pointe de l'innovation et suit les meilleures pratiques du secteur.

Pour étayer ces propos je vous propose deux exemples pris de notre quotidien de bureau d'étude digital, un exemple de développement d'application métier et un autre sur la création d'un site internet.

Exemple d'application métier : Imaginez une entreprise de logistique qui souhaite digitaliser ses opérations en développant une application métier sur mesure. La mise en œuvre de cette application permettrait d'automatiser de nombreux processus, de gagner en efficacité et d'améliorer le service client. Mais chaque jour de retard dans le déploiement de cette application représente un coût, en termes d'opportunités manquées et de productivité. Une gestion de projet externalisée, forte d'une expertise spécifique dans le développement d'applications métier, assure que le projet avance selon un calendrier précis et que chaque étape est validée pour sa qualité et sa pertinence.

Exemple de création de site internet : Considérons une entreprise qui envisage de se lancer sur le marché international et qui a besoin d'un site multilingue adapté à plusieurs régions. La complexité d'un tel projet est énorme : il faut gérer la traduction, l'adaptation culturelle, les spécificités techniques pour chaque région, et plus encore. Un retard dans le lancement pourrait coûter des parts de marché dans une région clé. En optant pour une gestion de projet externalisée, l'entreprise peut compter sur des experts qui ont déjà affronté et surmonté les défis de tels projets. Les pièges courants sont évités, les meilleures pratiques sont appliquées et le site est lancé dans les délais prévus, tout en offrant une expérience utilisateur impeccable.

Ce que je cherche à expliquer avec ces deux exemples c'est que la gestion de projet externalisée ne se limite pas à une simple supervision. Elle apporte une valeur ajoutée concrète en garantissant des délais respectés et une qualité irréprochable, deux éléments essentiels pour optimiser les performances de toute entreprise dans le domaine du numérique. Au-delà de la décision opérationnelle il s'agit d'un choix stratégique qui propulse les entreprises vers une performance optimisée.

Réduction des coûts

Depuis la pandémie du COVID19 le mode est passé dans une situation économique difficile, et, que ce soit dans le monde compétitif du développement numérique ou dans d'autres secteurs, chaque centime compte. Dans le secteur qui est le nôtre, le développement numérique, l'équation est souvent complexe. Chaque phase du projet - conception, développement, tests, déploiement - nécessite des ressources précises, des compétences spécialisées et une attention constante aux détails pour garantir la qualité du produit final. Les entreprises, soucieuses d'offrir des solutions de pointe à leurs clients, investissent souvent dans des technologies avancées, des formations continues pour leurs équipes et des processus d'assurance qualité rigoureux. Cependant, ces investissements, bien que cruciaux, peuvent rapidement peser lourdement sur les finances. C'est là qu'intervient l'avantage indéniable de l'externalisation.

Envisagez, par exemple, le développement d'une application métier. L'embauche d'une équipe complète en interne pour gérer ce projet (développeurs, testeurs, gestionnaires de projet, spécialistes de l'interface utilisateur) est une tâche financièrement lourde. Il ne s'agit pas seulement des salaires, mais aussi des coûts indirects : formations, logiciels et licences, infrastructure, sans parler des risques associés à l'embauche et à la formation d'une équipe qui pourrait ne pas répondre aux attentes. En optant pour une gestion de projet externalisée, l'entreprise peut s'assurer que chaque aspect du projet est entre les mains d'experts, sans avoir à supporter le poids financier de toute une équipe en interne.

La création d'un site internet n'est pas en reste. Si chaque mise à jour ou modification nécessite une formation supplémentaire ou l'intégration de nouvelles compétences, les coûts peuvent rapidement s'accumuler. Plutôt que de payer un salaire annuel à un gestionnaire de projet interne et d'assumer les coûts associés à la formation continue et aux avantages sociaux, une entreprise peut faire appel à une équipe externalisée uniquement pendant la durée du projet. De cette façon, elle n'a à débourser que pour les services précis dont elle a besoin, quand elle en a besoin. Cela offre une flexibilité financière sans précédent, permettant de diriger les fonds là où ils sont le plus nécessaires.

L'externalisation apparaît alors comme une réponse judicieuse à ce dilemme financier. Elle permet aux entreprises d'avoir accès à une expertise de pointe sans les coûts associés à la constitution d'une équipe interne. En se reposant sur une équipe externalisée dédiée, elles peuvent non seulement réduire leurs dépenses, mais aussi assurer que chaque aspect du projet est géré avec une expertise spécifique.

Cette flexibilité dans la gestion des ressources et des coûts permet aux entreprises de se concentrer sur ce qu'elles font de mieux, tout en s'assurant que leurs projets numériques sont entre des mains expertes, dédiées et économiquement efficaces.

Une solution idéale pour vous

Si nous avons longuement énuméré et détaillé les nombreux avantages de l’externalisation de la gestion de projet c’est parce que notre agence est de plus en sollicitée pour cela. Depuis plusieurs années maintenant, nous prenons le temps d’expliquer ces avantages auprès d’agences digitales et nombre d’entre elles ont franchi le pas, comprenant qu’il s’agissait d’une solution rentable pour qui cherche tirer parti de l'expertise de chefs de projet expérimentés sans avoir à supporter de coût ou d'engagement supplémentaire.

Article mis à jour le 14 août 2023